...richtig kassieren !

Die EG Software-Management GbR führt Workshops zur richtigen Kassenbedienung durch und ist Ihr kompetenter Partner, um den Kassenwechsel bei Ihnen vorzunehmen.

Warum Kassenwechsel ?

Das Bundesfinanzministerium hat beschossen, dass ab 2016 alle Kassen GoBD-fähig sein müssen. Das heißt, es müssen die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" auch bei Registrierkassen gegeben sein. Im Jahr 2016 dürfen Sie nur noch derartig ausgerüstete Kassen kaufen. Alternativ können Sie Ihre vorhandene Kasse auch auf- bzw. umrüsten lassen - aber das lohnt sich bei älteren Modellen nicht bzw. ist nicht möglich.

Was muss eine finanztechnisch korrekte Registrierkasse jederzeit nachweisen können ?

  • "Z-Bons" Ausgabe zur Dokumentation der Tagessummen
  • Stornobuchungen
  • Retouren
  • Entnahmen
  • Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarten)
  • Darstellung der Einzelpositionen
  • alle weiteren Tagesabschlussauswertungen

Außerdem müssen Sie auch noch folgende Dokumente oder gespeichert und abrufbar in der Registrierkasse bereithalten:

  • Bedienungsanleitung
  • Programmieranleitung
  • die Programmabrufe nach jeder Änderung aufzeichnen
  • Einrichtungsprotokolle über Verkäufer-, Kellner und Trainingsspeicher
  • alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung.

Erst, wenn Sie diese Bedingungen eingehalten haben, und die registrierten Summen erklärbar sind und bei Quervergleichen den Prüfungen standhalten, sind die Prüfer des Finanzamtes zufrieden.

 


...richtige Kassenführung

Die folgende Aufzählung sollen Ihnen helfen, kleine und größere Fallen zu umgehen und Ihnen zeigen, wie Fehler vermieden werden können. Versuchen Sie, einzelne Tipps in einen täglichen Rhythmus zu übernehmen.

  • Jeden Artikel, den Sie verkaufen, müssen Sie in Ihrer Registrierkasse registrieren. Das muss möglichst sofort passieren. Sie verstoßen gegen formale Prüfvorschriften, wenn Sie die Kassenbewegungen nachträglich täglich oder wöchentlich registrieren. Regel: Registrieren Sie sofort Einnahmen und Ausgaben !
  • Wenn Sie einen Bon erzeugt haben, geben Sie diesen Bon dem Kunden mit - die Kassen speichern die verschiedensten Daten, auch die verkauften Artikel. Haben Sie Einkäufe vorgenommen, die aus der Kasse bezahlt werden, heben Sie diesen Beleg gut auf (Steuerberater). Regel: Für jede Kassenbewegung muss ein Beleg vorhanden sein !
  • Alle Belege müssen eine Nummer (zum korrekten Nachweis) bekommen. Die Belege weisen Ihre Käufe bzw. Verkäufe nach. Sie müssen eine Form der fortlaufenden Nummerierung verwenden. Sie können jährlich die Nummerierung neu beginnen - nicht jedoch innerhalb eines Jahres. Die Belegnummern im Kassenbuch müssen identisch auf entsprechenden Belegen sein. Regel: nummerieren Sie jeden Beleg von 1 an ohne eine Lücke zu lassen.
  • Wenn Sie Bargeld transferieren, müssen Sie das auch in Ihrer Registrierkasse ‘richtig’ registrieren. Dafür haben die Kassen eine spezielle Funktion. Ein ‘Pseudo-Verkauf’ oder ‘Pseudo-Kauf’ verstößt gegen formale Prüfvorschriften. Regel: Verwenden Sie für Bargeldtransfers NUR die entsprechenden Registrierkassenfunktionen !
  • Der Bargeldbestand der Kasse muss zu jeder Zeit dem Stand des Kassenbuches entsprechen (Anfangsbestand + Veränderungen = Endbestand). Zu Ihrer eigenen Sicherheit machen Sie öfters in der Woche (am Tag) einen Kassensturz, evtl. auch bei Personalwechsel. Sie erhöhen das Vertrauen in Ihre Kassierer und vermeiden Kassierfehler. Differenzen müssen Sie sofort klären, bevor der normale Betrieb weiter geht. Regel: Machen Sie spätestens Abends / bei Geschäftsschluss (zur gleichen Zeit) einen Kassensturz, auch bei Personalwechsel !
  • Sie wissen: Ein Kassenbestand KANN niemals NEGATIV sein !! Sie hätten dann Bargeld ausgegeben und noch ‘mehr’. Das kann nicht sein. Suchen Sie im Kassenbuch nach Fehlern (meistens ‘Zahlendreher’) und korrigieren Sie diese Fehler sofort. Regel: Wird ein Kassenbestand negativ, halten Sie den normalen Betrieb an und suchen Sie den Fehler !
  • Beim Kassensturz ergeben sich Differenzen. Prüfen Sie in diesem Fall sofort, wo der Fehler liegen kann. Ist die Abweichung groß, müssen Sie den Fehler finden, evtl. Kollegen fragen. Sind die Abweichungen klein, hat der Kunde evtl. eine Summe aufgerundet bezahlt oder Sie haben gerundet Wechselgeld zurückgegeben. Regel: Klären Sie große Abweichungen auf. Bei kleinen Abweichungen müssen Sie die Differenz ‘ausbuchen’. Verwenden Sie die dafür vorgesehenen Funktionen der Registrierkasse.
  • Haben Sie Bargeld aus der Kasse genommen bzw. eingelegt, sind auch diese Vorgänge zu dokumentieren. Wenn Sie Wechselgeld lediglich tauschen (20,- € - Schein gegen Münzen), brauchen Sie diesen Vorgang nicht dokumentieren. Regel: Wechselgeld können Sie ohne Probleme tauschen. Bargeldeinlagen und -entnahmen müssen der Registrierkasse mit den entsprechenden Kassenfunktionen registriert werden.

Tipps zur Fehlervermeidung

Auch die folgenden Tipps sollen Ihnen helfen, korrekt zu arbeiten, sodass Sie der Prüfung des Finanzamtes standhalten. Versuchen Sie, einzelne Tipps in einen täglichen Rhythmus zu übernehmen.

  • Wenn Sie Bargeld über Tage aus der Registrierkasse verauslagen, dann müssen Sie im Kassenbuch das gleiche Datum eintragen. Regel: Verauslagungen sind sofort in der Registrierkasse zu registrieren und im Kassenbuch mit dem Ausgabedatum festzuhalten.
  • Wenn Sie mehrere Bargeldvorgänge (Ein- / Auszahlungen) am Tag vorgenommen haben, müssen Sie die Reihenfolge beachten. Regel: Wenn Sie die Bargeldvorgänge Abends an der Registrierkasse nachbuchen, beachten Sie unbedingt die Reihenfolge. Auch in Ihrem Kassenbuch müssen Sie diese Reihenfolge beachten.
  • Die meisten Registrierkassen können unbare Zahlungsmittel wie EC-Karte, Kreditkarte, Schecks, etc. registrieren. Nutzen Sie unbedingt die Funktion der Registrierkassen, diese Zahlungswege einzugeben. Hat Ihre Kasse keine derartigen Funktionen, dürfen Sie diese Zahlungsmittel NICHT  annehmen ! Regel: Sie können alle Zahlungsmittel annehmen, die Ihre Registrierkasse registriert - ansonsten nicht !
  • Nehmen Sie keine Überschreibungen, Löschungen, Überklebungen, nachträgliche Änderungen im Kassenbuch vor. Erstens müssen die Eintragungen mit den Registrierungen Ihrer Registrierkasse übereinstimmen und zweitens verstoßen Sie gegen formale Prüfvorschriften. Regel: Wenn Sie Fehler entdecken, tragen Sie diese ordentlich im Kassenbuch an der Stelle ein, wo Sie sonst weiterarbeiten würden und dokumentieren Sie die Fehler (für sich und einen Prüfer)
  • Wenn Sie wie üblich beim abendlichen Geschäftsschluss ‘die Kasse zählen’, lösen Sie bei den Registrierkassen den sogenannten Z-Bon aus. Diese Aufrechnung muss mit dem Bargeld und den anderen Zahlungsmitteln ganz genau übereinstimmen. Bei Differenzen gehen Sie wie oben beschrieben vor. Die Z-Bons jedoch müssen Sie alle aufbewahren. Ein X-Bon ersetzt den Z-Bon NICHT ! Bei dem Abruf eines Z-Bons setzen die meisten Registrierkassen die Tagessummen und andere Statistiken zurück !! Regel: Lösen Sie nur einmal (Abends / Geschäftsschluss) aber täglich den Z-Bon aus und zählen Sie die Registrierkasseneinnahmen. Die Zahlen müssen übereinstimmen.
  • Wir haben es schon auf unserer Webseite berichtet: Sie müssen andere Dokumente für eine Prüfung des Finanzamtes bereithalten. Diese sind: Programmier- und Bedienungsanleitungen, Protokolle für Kassenprogrammierungen (z.B. Bediener, Trainingsmodus, Zurücksetzen der Registrierkasse). Regel: Halten Sie diese Dokumente nahe bei der Registrierkasse bereit.
  • Haben Sie Filialen und evtl. mehrere Registrierkassen, muss für jede Filiale einzeln ein Kassenbuch geführt werden. Bei mehreren Kassen können die Registrierkassenbestände zusammengeführt werden, wenn diese dokumentiert werden. Ist gewährleistet, dass die Dokumentation jeder einzelnen Filiale im Kassenbuch vorgenommen werden kann, können auch Filialen zusammengeführt werden. Regel: Führen Sie ein Kassenbuch für jede Filiale. Sind mehrere Registrierkassen in einer Filiale vorhanden, dokumentieren Sie diese getrennt in einem Kassenbuch.

Sprechen Sie Herrn Dr. Gründel oder Herrn Ebelt an Service@richtig-kassieren.com